Om iets voor elkaar te krijgen, is een proces nodig. En iemand die dat proces leidt. Binnen een creatief bureau is dat niet anders. Het proces zorgt dat iedereen (klant, creatie, productie, strategie) kan schitteren en geen last heeft van obstakels. Als het goed is, verloopt zo’n proces onzichtbaar. Het wordt pas zichtbaar wanneer het niet loopt; dan gaat iedereen er over praten. Net als met WC-papier; daarover heb je het ook alleen als het op is. 

Voor een projectmanager is dat best jammer. Juist als niemand het over je werk heeft, ben je heel goed bezig. 

Hoe krijg je dat voor elkaar? Door duidelijk sturing te geven, vooruit te denken en alvast het hele parcours uit te zetten. Dat geeft rust. Dan krijgen mensen zin om voor je aan de slag te gaan. 

Een aantal tips om dit level van interesse te bereiken: 

Zorg dat je zelf weet wat het doel is en dat dit in zekere mate zinvol is. Begrijp je de opdracht zelf niet? Dan niet starten. Goed starten kost soms extra tijd en dus geld. Slecht van start gaan is duurder. 

Bedien de teamleden op hun wenken en maak het ze zo makkelijk mogelijk. 

Verplaats je in de teamleden. Wat hebben ze nodig om efficiënt en succesvol te leveren? Dat is niet voor iedereen hetzelfde. Lever hapklaar aan wat relevant is. Weet je dat niet? Vraag het. Vinden ze tof. 

Hapklaar is: overzichtelijk, verzorgd, compleet, kloppend. Professionals houden niet van mailpotpourri waarin ergens een opdracht verstopt zit. 

Ga ervan uit dat het team geen basiskennis heeft. Wil je dat het snel en goed gaat? Lever dan bij elke opdracht ook de basismaterialen aan. Ja maar, zij zouden toch inmiddels wel moeten weten etc etc, I know. Principieel zijn is ook een optie, maar meestal niet de snelste…

Soms is creatief werk heel feitelijk en inhoudelijk secuur werk. Het schrijven van wissels of call for actions bijvoorbeeld. Maak dan zelf de opzet zodat de inhoud klopt. Laat creatie er nog even een grappige draai aan geven. Dan is het in een half uurtje klaar. Iedereen blij. 

Check bij de opdrachtgever bij begin van het project wat vaste vrije dagen, vakanties en vaste interne afstemmingsmomenten zijn en hou hier rekening mee in de planning. Dit klinkt heel tuttig, maar het scheelt zoveel. 

Sla alle documenten op dezelfde manier op. Voer die manier organisatie breed door. Hou er elke dag rekening mee dat je vanaf morgen voor een half jaar op wereldreis gaat. File de definitieve versies gedurende het project (…) Och wat zou dat een hoop irritaties en geld schelen zeg, als iedereen de def versies gewoon ’s opsloeg op een centrale plek.

Meer tips passen niet meer in dit blog. Het worden denk ik twee losse hoofdstukken in m’n boek.