Het maken van een planning wordt vaak ervaren als iets sufs. Hoe kom je er zo snel mogelijk vanaf. Hup, hup, die en die gaan het doen, op die manier, rekening houden met de vaste vrije dagen van iedereen. Nee, hè alweer Hemelvaart?! Planning in template. Uitsturen. Lekker alles in gewapend beton gieten. En klaar. 

Waarschijnlijk komt deze planning als een boemerang terug. Samen met ingewikkelde vragen. Mensen kunnen niet, techniek kan zo niet, de heidag is dit jaar twee dagen met slapen erbij. De energie neemt af. De stress toe. 

Voorkoombaar gedoe.

Hoe beter de planning tevoren is doordacht, hoe soepeler het proces gaat. In dit kader het fenomeen ‘voorverwarmen’ van een planning. 

Men neme: eindpunt B uit het vorige blog; het doel, een deadline en een budget.

Zelf te bedenken: welke specialisten hebben we nodig; wie pakt de uitvoering van het project op? Zijn ze beschikbaar? Terwijl je dit aan het bedenken bent, ontstaat er ook een aanpak in je hoofd. 

Die ruwe aanpak bespreek je met de betrokkenen. Dit is voorverwarmen. Hoeft niet formeel, mag ook informeel, even checken wat ze ervan denken. Waarschijnlijk geven ze extra tips. Dat verrijkt de aanpak. Handig! Je steekt er zelf ook weer wat van op. Kan dus adequater eventuele vragen beantwoorden en duidelijker de lead nemen. Zo kom je ‘in controle’ over. Dat ben je namelijk ook. 

Het grootste voordeel van voorverwarmen: de betrokkenen gaan alvast met het project aan de slag. In hun achterhoofd. Ze zijn mentaal al positief ingecheckt. Hebben zin om voor je aan de slag te gaan. Dit scheelt veel tijd in de rest van het project. 

De kans is groot dat er tijdens de interne briefingsmeeting al met een idee op tafel komt. Heerlijk.