Als account manager moest ik vaak uitleggen waarom dingen als bespreek verslagen waardevol zijn en dat daar kosten voor berekend worden. 

Graag leg ik het hier nog een keer uit. Dan kunnen account managers van nu het gewoon copy-pasten. En ik doe er ook wat gratis tips bij. 

Weinig dingen dragen zoveel bij aan het creatieve proces als een goed bespreek verslag.

Bij grotere besprekingen – maar eigenlijk altijd- horen mensen vooral wat in hun hun kraam te pas komt. Zonder verslag gaan zij de dingen uit die kraam doen. Of niks. Dus kans op chaos of inefficiëntie, wat een risico is voor de kwaliteit van de creatieve output.

Een goed verslag geeft het hele proces een zwiep voorwaarts; het is feitelijk een actieplan. Tegelijkertijd geeft het richting en houvast. Rustig en geduldig wijst het de weg aan alle betrokkenen.

Ook aan degene die het verslag schrijft.

In complexe situaties en meetings met allerlei losse eindjes en afhankelijkheden, ontstaat er overzicht door het schrijven zelf.

Hoe schrijf je een goed verslag? Een paar tips:

De schrijver heeft het voordeel. Zeg daarom bij de start van de meeting ‘ik maak wel even het verslag’ voordat iemand anders het doet.

Het verslag bestaat uit vier onderdelen: de genomen besluiten, onderwerpen waarop nog een besluit of actie op nodig is, wie daar iets voor moet doen en de direct te nemen stappen door bureau en/of klant.

Een verslag is feitelijk. Zonder emoties, beladen termen, wijzende vingers etc.

Het is geen proces-verbaal, maar kort en up beat.

Voorkom termen als ‘als… dan’ en het woord ‘moeten’, anders wordt het een dreigbrief.

Kies eenvoudige, vrolijke woorden. Woordkeuze is belangrijk, helemaal als het gaat om creatief werk. Een minder goed woord kan het proces per ongeluk een verkeerde kant op duwen.

Verder:

Schrijf alles actief en positief. Ook negatieve dingen. Beschrijf wat je wèl wilt dat er gaat gebeuren.

Haal, zodra je klaar bent, alle superlatieven weg. En uit elke zin 4 woorden.

Formuleer concrete actiepunten met daarbij een naam, een datum en een tijdstip.

Hoe sneller je het verslag stuurt na de meeting, hoe groter de kans dat mensen er direct mee aan de slag gaan.

Dus. Heb je zelf bij het nalezen zin om met de inhoud aan de slag te gaan?

Druk dan op send.